BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

KURUMSAL AKADEMİK BAŞVURU SÜRECİ AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSU BİLGİLERİ
ERCİYES ÜNİVERSİTESİ
ADRES	Yenidoğan Mahallesi Turhan Baytop Sokak No:1 38280 TALAS / KAYSERİ
TELEFON	0 (352) 207 66 66
FAKS	0 (352) 437 49 31
KEP	erciyesuni@hs01.kep.tr

İşbu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi ile 10 Mart 2018 tarihli Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında yukarıda bilgilerine yer verilmiş olan Veri Sorumlusu sıfatına haiz ERCİYES ÜNİVERSİTESİ tarafından hazırlanmıştır.

ERCİYES ÜNİVERSİTESİ olarak ilgili kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun olarak işlenmesini son derece önemsemekteyiz. İşbu aydınlatma metni sizleri bilgilendirmek, bu konuda aydınlatmak ve sizlerin kişisel verilerinize ilişkin farkındalığınızı artırmak amacıyla hazırlanmıştır.

Aşağıda bu metni açıklığa kavuşturmak adına bazı kavramların tanımlarına yer verilmiştir;

KİŞİSEL VERİ	Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
İLGİLİ KİŞİ	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
ÖZEL NİTELİKLİ (HASSAS) KİŞİSEL VERİ	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
VERİ SORUMLUSU	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
VERİ İŞLEYEN	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
AÇIK RIZA	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

İŞLENEN VERİ KATEGORİSİ	İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ
KİMLİK BİLGİSİ	Ad, Soyad, Resim, Kimlik Numarası, Doğum Tarihi, Anne Adı, Baba Adı, Kimlik Seri Numarası
İLETİŞİM BİLGİSİ	E-Mail Adresi, Telefon Numarası, İkametgâh Adresi
ÖZLÜK BİLGİSİ	Özgeçmiş Raporu, Askerlik Durum Belgesi
EĞİTİM BİLGİLERİ	Üniversite, Fakülte, Bölüm, Anabilim Dalı, Üniversite Başlangıç ve Mezun Tarihi, Eğitim Yeri, Ülkesi, Eğitim Derecesi, Diploma Numarası, Diploma Denklik Tarih/Sayı, Tez Adı, Tez Başlangıç ve Bitiş Yılı, Diploma, Danışman Ad ve Soyad, Danışman Kimlik Numarası
YABANCI DİL BİLGİSİ	Yabancı Dili, Sınav Türü, Sınav Yılı, Sınav Puanı, Eşdeğer Puanı ve Yabancı Dil Belgesi
ÇALIŞMA HAYATI	Çalıştığı Kurum, Görevi, Unvanı, İşe Başlangıç ve Bitiş tarihi
AKADEMİK FAALİYETLER	Faaliyetin Adı, Faaliyetin Alanı ve Tanımı

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ

Toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “genel ilkeler” başlıklı 4 üncü maddesinde öngörülen;

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

temel ilkelerine uygun olarak;

• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Erişim yetkilerinin yürütülmesi,

o Akademik Başvuru süreçlerinin düzenlenebilmesi ve kategori edilebilmesi,

o Akademik başvuru duyurularının yapılabilmesi,

o Akademik başvuru duyurularında akademik kariyer düşünen tüm kişilerin başvuru yapabilmesi,

o Akademik başvuruların süreç adımlarının yönetilebilmesi,

o Akademik Yükselme ve Atama Kriterlerini tek bir platform üzerinde toplamak ve değerlendirme işlemlerini sistematik hale getirmek,

• 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun akademik yükseltme ve atama kriterleri hükümleri gereklerini yerine getirmek,
• Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği’nde istenen şartları sağlamak,

Erciyes Üniversitesi Akademik Yükseltme ve Atama Kriterleri Yönergesi şartlarını sağlamak,

• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,

amaçlarıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz, otomatik ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle; Personel bilgi sistemi ve personel beyanı suretiyle elektronik ve fiziki ortamda işlenmektedir.

İşlenen kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5 inci maddesinde yer alan “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.” hukuki sebebine dayalı olarak ERCİYES ÜNİVERSİTESİ - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından kayıt altında tutulmaktadır.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIM BİLGİSİ

Üst başlıkta yer verdiğimiz kişisel verilerin işlenme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini de almak suretiyle kişisel verileriniz;

· Faaliyetlerin sürdürülebilmesi için Üniversitemizin ilgili birimlerine,

· Personellerimize SMS gönderiminin sağlanabilmesi için telefon numarası ve mesaj içeriği tedarikçi firmaya,

· Kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için izin verilen veya yükümlü kılınan ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

· Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına, yetkili üçüncü kişi ile kurum ve kuruluşlarına,

6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

İşbu aydınlatma metnine konu faaliyet kapsamında kişisel verilerin yurt dışına aktarılması söz konusu değildir.

İLGİLİ KİŞİ OLARAK HAKLARINIZ ŞUNLARDIR;

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

f) Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

g) Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

h) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

ÜNİVERSİTEMİZE BAŞVURU USUL VE YÖNTEMİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. Maddesinde yer alan taleplerinizi, 10.03.2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre ERCİYES ÜNİVERSİTESİ’ nin “Yenidoğan Mahallesi Turhan Baytop Sokak No:1 38280 TALAS / KAYSERİ” adresine yazılı olarak veya Başvuru Formu’ nun ıslak imzalı bir nüshasını, Üniversitemizin Genel Evrak Birimine kimliğini tespit edici bir belge ile şahsen teslim ederek veya 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” sertifikasına sahip bir elektronik ya da mobil imza ile imzalayarak, “Üniversitenin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)” adresi olan erciyesuni@hs01.kep.tr adresini kullanarak gönderebilirsiniz. Üniversitemize iletilen talepler, hemen ve en geç 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. İşlemin ücret gerektirmesi halinde; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’ in 7 inci maddesinde belirlenen işlem ücreti karşılığında, yazılı olarak veya elektronik ortamda cevaplandırılacaktır.

Üniversitemiz iş bu aydınlatma metni üzerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeni düzenlemeler getirilmesi halinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar.